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PMO與項目管理價值

2014/6/22 20:49:50 |  4341次閱讀 |  來源:網友轉載   【已有0條評論】發表評論

  我們可以說,PMO要對所有正在進行的、還處于未決狀態的以及已經完成的項目進行完整、全面的追蹤和報告。因為,對企業內部正在進行的所有項目的狀況進行報告是項目管理辦公室(PMO)提供的一項特色服務。從表面上看,這種服務似乎微不足道。畢竟,你只需要讓項目經理按照一定的格式和時間要求向你發送項目報告就可以了。然而,如果你曾經有過讓很多人向你發送信息的經歷,你就會了解,接下來的事情會很浪費時間的。

  PMO還必須與管理層一起對報告的內容進行界定。有的企業喜歡對項目狀況進行單一、直觀的描述,利用綠(良好)、黃(注意)和紅(問題)三種顏色來從整體上顯示項目狀況。如果看報告的人想要了解更多的信息,那么他就要到項目經理那里請教。

  還有一些企業喜歡對項目狀況進行全面的描述。如果看報告的人想要了解什么問題,那么他可以直接在報告中找到答案,而不必再去項目經理那里請教。下面讓我們來看看很多PMO提供的一般服務:了解項目狀況并制成報告。

1、了解項目狀況會遇到的問題

  了解企業的項目狀況看上去可能是很簡單的一件事。PMO只需要收集和整理信息,然后再制成報告就可以了。然而,同所有依賴于人力進行的活動一樣,了解企業的項目狀況也是看事容易做事難。PMO在了解項目狀況時可能會遇到下面這些挑戰。

  (1)時間問題

  沒有哪個項目經理能夠在你需要的第一時間向你提供項目狀況信息。1990年,我曾經和一名負責Y2K項目的管理員進行了交流,他告訴我說,收集半個月的狀況信息要花費他至少八個小時的時間。如果是你要進行這項工作的話,是不是通常要把它安排在幾乎所有工作任務的最后來完成呢?

  (2)準確性問題

  在很多情況下,收集到的信息是不準確的。例如,你可能已經注意到了,項目小組下一個月的工作計劃同上一個月的工作計劃可能是相同的,這說明報告信息的人只是把以前報告過的信息又重新報告了一遍。同樣,你可能也注意到了,項目經理總是會報告說項目按照預計工期進展的很好,即使并不是所有的工作都能如期完成。通常,即使信息準確及時,你也會發現問題,那就是信息不完整。例如,你所得到的信息可能非常簡要,并不能讓你對整個項目的狀況有完整的了解。

2、克服狀況報告會遇到的問題

  當然,這些問題必須而且能夠得到克服。下面這些行動可能會對PMO有所幫助:

  說明信息的使用者和用途。這一點非常重要。如果一個人感覺不到自己提供的信息的使用價值,他就不愿意花時間去提供信息。如果他知道了信息的使用者是誰,就會對這件事更加重視。清楚自己需要的信息的內容和用途。不要收集那些與報告內容無關的信息。提出正當要求。你在獲取信息時可能會面臨來自各個方面的挑戰,但只要你的要求是正當的,就不要讓任何人以不知道為借口來拒絕你。明確要進一步了解的問題。讓項目經理知道對哪些問題你想有進一步的了解,希望他們能夠在報告中明確這些問題,這樣就不用再去找他們請教了。在必要的情況下運用管理手段。如果你覺得PMO每月用在信息報告上的時間太多了,那么就可以適當的運用管理手段。

3、確定項目管理的價值

  PMO面臨的最困難的一項工作就是確定項目管理的價值。這個問題是企業所有人和高級管理層最喜歡問的一個基本問題,又是最難圓滿回答的一個問題。

  人們總是能夠通過直覺感覺到項目管理的價值的存在,但如果要對這種價值進行量化,卻不是一件容易的事情。這就好象是你眼前有一樣東西,似乎伸手就能夠到,但是你離它越

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